「便利らしいけど、何に使えばいいの?」

ChatGPTという言葉は、もうあちこちで聞くようになりました。テレビでも新聞でも取り上げられて、「うちも何か使えるのかな」と気になっている社長さんは多いと思います。ただ、いざ触ろうとすると「で、これで何をすればいいの?」と手が止まってしまう。これも、とてもよくある話です。

難しく考える必要はありません。ChatGPTは、たとえるなら「文章まわりを手伝ってくれる、物知りな相談相手」のようなものです。いきなり業務を大きく変えようとせず、いつもやっている面倒な作業を一つ手伝ってもらうところから始めると、拍子抜けするくらい簡単に使えます。

今日は、身構えずに始められる最初の一歩を、業種ごとの具体例で紹介します。まずは一つ、試してみるつもりで読んでみてください。

まずは「文章を作る・直す」から

ChatGPTがいちばん得意なのは、文章まわりの仕事です。ここから入るのが失敗しにくいです。

たとえば製造業なら、取引先へのお礼メールや、納期連絡の文面を「こういう内容で、丁寧なメールにして」と頼むと、下書きを作ってくれます。そのまま使わず、自分の言葉に少し直せば十分です。飲食店なら、お店のSNS投稿やおすすめメニューの紹介文を「親しみやすい感じで書いて」と頼めます。

建設業でも、現場の作業報告を箇条書きで渡して「読みやすい文章にまとめて」と頼めば、報告書づくりが楽になります。ITの会社なら、問い合わせへの返信の下書きや、マニュアルの文章を整えるのにも使えます。ゼロから書く負担が減るのが、最初に実感できる効果です。

「聞き役」「相談相手」としても使える

文章を作るだけでなく、考えを整理する相談相手としても役立ちます。頭の中がまとまらないときに、話し相手になってもらう感覚です。

たとえば「若手が続くようにするには、どんな工夫がある?」と聞けば、いくつかの案を出してくれます。そのまま正解というわけではありませんが、自分では思いつかなかった切り口が出てきて、考えるきっかけになります。飲食店で「梅雨の時期に売れそうなメニューのアイデアを出して」と頼むのもいい使い方です。

大事なのは、出てきた答えをうのみにせず、「自分の現場に合うかな」と考えながら使うこと。あくまで相談相手であって、決めるのは自分。この距離感で付き合うと、うまくいきます。

上手に頼むコツは「具体的に伝える」

ChatGPTは、頼み方が具体的なほど、いい答えを返してくれます。ここだけ押さえておくと、ぐっと使いやすくなります。

「メールを書いて」だけだと、ぼんやりした文章が返ってきます。でも「取引先に、納期が一週間遅れることをお詫びするメールを、丁寧すぎない感じで」と伝えると、ずっと使いやすい下書きになります。相手は誰か、何のためか、どんな雰囲気か。この三つを添えるだけで十分です。

思ったものと違ったら、「もう少し短く」「もっとやわらかく」と追加で頼めば、直してくれます。会話しながら近づけていく感覚で、遠慮なく何度も注文して大丈夫です。

一つだけ気をつけたいのは、お客さんの名前や取引先の細かい情報など、大事な情報を不用意に打ち込みすぎないこと。下書きを作ってもらうくらいなら心配いりませんが、扱いに迷う情報は、ぼかして頼むくらいがちょうどいいです。

今日からできる、小さな一歩

まずは、いつも書いている定型的なメールを一つ、ChatGPTに下書きしてもらうところから始めてみてください。無料でも試せますし、うまくいかなくても何も失われません。一度「あ、これは楽だ」と感じられれば、そこから使い道は自然と広がっていきます。

五月雨では、こうしたAIの使い始めのお手伝いを含め、中小企業の業務改善やDXのサポートをしています。「うちの仕事だと何に使える?」と迷ったときは、気軽に声をかけてください。