請求書の郵送をやめてPDF送付に切り替えた→ 手順と取引先への案内方法
「毎月末に請求書を印刷して、封筒に入れて、切手を貼って、ポストに投函して…」この作業、地味に時間がかかっていませんか？ 「でも取引先が年配の方だしPDFにしていいのかな」「切り替えるのがめんどくさそう」——そんな声をよく聞きます。
実はこの郵送作業、1件あたりの時間とコストを計算すると、意外と積み上がっています。印刷代・封筒代・切手代（84円〜）に加えて、自分の作業時間を時給換算すると、月10件送るだけで数千円規模になることも。それがPDF送付に変えるだけで、ほぼゼロになります。
切り替えの手順はシンプルです
ステップ1：ExcelやGoogleスプレッドシートで作った請求書をPDF形式で保存する
Excelなら「名前をつけて保存」→ファイル形式を「PDF」に変えるだけです。
ステップ2：ファイル名を統一する
「会社名_請求書_202603.pdf」のように、会社名・種類・年月を含めたファイル名にしておくと、後から見返すときも迷いません。取引先もわかりやすくなります。
ステップ3：メールに添付して送付する
メール本文には「いつもお世話になっております。〇月分の請求書をお送りします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」で十分です。
取引先への案内は一言でOK
「来月から請求書をメールでお送りします」と伝えるだけです。初回だけ「ご不便をおかけしてすみません」と一言添えると、相手も受け取りやすくなります。郵送を続けてほしいという取引先がいれば、その方だけ従来通りにすれば問題ありません。
多くの方が「思ったよりスムーズに受け入れてもらえた」とおっしゃいます。
もっとラクにしたい場合は一緒に考えます
「請求書の管理をもう少し整理したい」「見積書も含めてまとめてシステム化したい」という場合は、業務改善の相談として対応しています。五月雨では、工事業者さん向けの業務改善コンサルも行っています。何から手をつければいいかわからない方も、まずはお気軽にお問い合わせください。
