協力会社への連絡漏れを防ぐには、外注先の名簿だけでなく「どの案件に・いつ・誰へ・何を依頼したか」を予定と一緒に管理します。口頭やLINEだけに残すと、担当者しか分からない状態になりやすいためです。

外注予定に残す7項目

1. 案件名と現場住所
2. 協力会社名・担当者・連絡先
3. 依頼する作業範囲
4. 入場日時と必要人数
5. 回答状況（未依頼・回答待ち・確定）
6. 必要書類や資格
7. 金額、請求条件、変更履歴

特に大切なのは「確定」と「相談中」を分けることです。予定表に会社名が入っていても、相手の回答待ちなら確定ではありません。

連絡漏れが起きる三つの場面

1. 日程変更

元請けから変更連絡が来たら、社内の職人、協力会社、車両、資材の四つを同時に確認します。

2. 担当者の不在

連絡先と過去のやり取りが個人のスマートフォンだけにあると、代わりの人が判断できません。会社として必要な情報を共有できる場所に残します。

3. 追加工事

追加の依頼内容と金額合意を記録しないと、請求時の確認が増えます。日時・依頼者・合意内容を短くても残しましょう。

名簿と案件予定をつなげる

協力会社ごとの得意分野、対応地域、保有資格、過去の依頼を整理しておくと、急な欠員時にも候補を探しやすくなります。ただし、個人情報や取引情報は閲覧権限を決めて扱う必要があります。

自社の職人配置と一緒に見る方法は「職人の人員配置表に必要な7項目」、会社全体の案件管理は「事務員が辞めても止まらない会社へ」をご覧ください。

よくある質問

LINEを使うのはやめるべきですか？

連絡手段として使い続けても構いません。ただし、確定した予定や変更点は、会社の案件表にも反映する運用が必要です。

協力会社が表を更新してくれません

相手に新しい操作を求めず、まずは自社の連絡担当が回答状況だけ更新する形から始める方法があります。

外注予定の整理からご相談ください

五月雨は、現在の連絡方法を残しながら、抜け漏れを減らす仕組みを試作・実装します。初回相談は無料です。お問い合わせフォームに「協力会社」とお書きください。