「この現場、来週は誰が行くんだっけ」

「その車、別の現場でも使う予定じゃなかった？」

「この仕事、協力会社に連絡したつもりだったけど、まだだった」

複数の現場を抱える建設会社では、こうした確認が毎日のように発生します。

そして多くの場合、最終的な答えを持っているのは社長か、長年勤めている事務員さんです。

普段はそれでも仕事が回ります。しかし、その人が休んだり、急に退職したりすると、案件、職人、車両、協力会社の予定が一気に分からなくなることがあります。

問題は、担当者の注意力ではありません。会社に必要な情報が、特定の人の頭の中にしかないことです。

案件管理が社長の頭の中だけになっていませんか

工事の予定が入ると、社長が職人へ電話し、空いている人を確認する。協力会社にも連絡し、使える車両を押さえる。変更があれば、また関係者へ連絡する。

この方法は、現場が少ないうちは十分に機能します。しかし、案件が重なってくると、次のようなことが起きやすくなります。

• 職人が同じ日に二つの現場へ入っている
• 必要な人数を確保したつもりで、一人足りない
• 車両の予定が重なっている
• 協力会社への連絡が抜けている
• 変更前の予定が現場へ伝わっている
• 月末に、誰がどの現場へ行ったか確認し直している

一つひとつは小さなミスです。

ところが、当日の朝に発覚すれば、予定の組み直しや電話連絡だけで多くの時間を使います。場合によっては、お客様や元請会社からの信用にも関わります。

必要なのは、単なるシフト表ではなく「動態表」

建設業で必要なのは、出勤日だけを管理する一般的なシフト表ではありません。

案件ごとに、次の情報を一つの画面で確認できる「動態表」です。

• いつ、どの現場があるか
• どのような工事を行うか
• 誰が行くか
• どの協力会社へ依頼するか
• どの車両や機材を使うか
• 予定、確定、完了のどの段階か

これらが見えるようになると、社長へ確認しなくても、事務員や現場担当者が現在の予定を把握できます。

同じ職人や車両を二重に登録したときに警告を出すようにすれば、ダブルブッキングも早い段階で発見できます。

大切なのは、高機能なシステムを導入することではありません。今の会社に必要な情報だけを、誰でも分かる形にすることです。

高額なシステムを入れる前に、小さく試す

案件管理システムを探すと、見積、原価、請求、勤怠、日報など、多くの機能が付いた製品が見つかります。

もちろん、すべてを使いこなせる会社には便利です。

一方、小規模な工事会社では、「機能が多すぎて入力が続かない」「結局ホワイトボードに戻った」ということもあります。

そこで五月雨では、最初から大きなシステムを作るのではなく、現在使っているホワイトボードや紙、Excelを見せていただき、まず一つの業務を小さく試す方法を考えています。

例えば、最初は次の機能だけでも構いません。

• 案件を登録する
• 職人と車両を割り当てる
• 予定の重複を警告する
• スマートフォンから確認する

実際に使ってみて必要性が分かってから、通知、請求、日報などを追加します。

試作は、内容に応じて3万円台からを想定しています。本格導入を決める前に、自社の仕事に合うかを確認するためのものです。

ツールを渡して終わりにはしません

業務改善で難しいのは、システムを作ることより、現場で本当に使われる状態にすることです。

五月雨では、初回のご相談から、現在の仕事の流れの整理、試作、現場での確認、修正、実装までお付き合いします。

一般的なシステムへ仕事を無理に合わせるのではなく、現場で実際に行われている仕事を確認しながら、必要な形を一緒に作ります。

必要な期間だけ外部の改善チームを利用できるため、新たに人を雇って固定費を抱えることなく、必要な範囲から始められます。

対応する業務や地域に制限はありません。オンラインでのご相談のほか、内容に応じて現地での業務整理にも対応します。

まずは、今の予定表を見せてください

きれいに整理された資料は必要ありません。

使い込まれたホワイトボード、手書きの予定表、Excel、LINEのやり取りなど、今実際に使っているものを見せていただければ、どこで情報が止まり、どこに抜け漏れが起きやすいかを一緒に整理します。

初回相談は無料です。

• 事務員が辞めたら仕事が止まりそう
• 社長しか予定を把握していない
• 人や車両のダブルブッキングをなくしたい

一つでも心当たりがあれば、お問い合わせフォームの相談内容に「動態表」とご記入ください。

無理にシステム導入をおすすめすることはありません。今のやり方を少し変えるだけでよいのか、試作したほうがよいのか、最初の一歩から一緒に考えます。

動態表・案件管理について無料で相談する

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シフト調整の属人化については、こちらの記事も参考にしてください。
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