「その話、聞いてないですよ」で凍りつく瞬間

打ち合わせで盛り上がって、いい方向に決まった。それなのに数週間後、「あのとき、こう決めましたよね」「いや、そんなふうには言っていない」とすれ違う。お互い悪気はないのに、なんとなく気まずい空気が流れる。IT系の仕事をしていると、この「言った言わない」に何度も出くわします。

やっかいなのは、どちらかが嘘をついているわけではないことです。人の記憶は思っている以上にあいまいで、同じ会話をしても、受け取り方は人それぞれ違います。だから、記憶に頼っているかぎり、このすれ違いはなくなりません。

かといって、毎回きっちりした議事録を作るのは骨が折れます。そこで役立つのが、「議事録より軽い合意の残し方」です。

完璧な議事録を目指さない

まず肩の力を抜いてほしいのは、立派な議事録を作る必要はない、ということです。発言をすべて書き起こそうとするから、面倒で続かず、結局作られなくなります。

残すべきは会話の全部ではありません。「何が決まったか」「誰が、いつまでに、何をするか」。この二つだけで十分です。逆に言えば、この二つさえ残っていれば、たいていの「言った言わない」は防げます。話の流れや雑談は、思い切って省いてかまいません。

その場で三行、チャットに書く

おすすめは、打ち合わせが終わったその場で、三行くらいのメモをチャットに書いて送ってしまうことです。「今日決まったこと」「次にやること」「次回までの宿題」。この程度なら数分で書けます。

大事なのは、時間を置かないことです。後で清書しようと思うと、たいてい忘れます。会話の記憶が新しいうちに、その場でさっと送る。そして「認識が違っていたら教えてください」と一言添える。相手が「OKです」と返せば、それでもう立派な合意の記録です。

「決まっていないこと」も書いておく

意外と大事なのが、「今日は決まらなかったこと」も残しておくことです。決めきれずに持ち帰った点は、放っておくと宙に浮いて、後で「あれ、どうなったんだっけ」となりがちです。

「この点は保留、次回までにお客さん側で確認」といった形で書いておくと、宿題が誰の手元にあるかがはっきりします。決まったことと同じくらい、決まっていないことを見える形にしておくことが、後のトラブルを防ぎます。

まとめ：次の打ち合わせ後、その場で三行送る

「言った言わない」は、誰かが悪いのではなく、記憶に頼る仕組みそのものが原因です。次の打ち合わせが終わったら、その場で「決まったこと・やること・宿題」を三行だけチャットに送ってみてください。これだけで、後のすれ違いがぐっと減ります。

こうした軽い合意の残し方をチーム全体の習慣にしたいときは、五月雨がお手伝いできます。無理のない形を一緒に考えますので、気になったときに気軽に声をかけてください。