ZOOM Phoneって実際どう？中小企業の電話をクラウド化した話
固定電話の何が問題か
中小企業の電話、まだ固定電話だけで運用していませんか？
固定電話の困りごとは地味に多いです。
- 外出中に会社の電話を取れない ── 現場に出ていると、事務所にかかってきた電話に出られない
- 転送がうまくいかない ── 転送設定が面倒で、結局「折り返します」ばかり
- 移転したら番号が変わる ── 引っ越しのたびに番号変更のお知らせを全取引先に送る
- 回線費用が地味に高い ── 毎月の基本料金がじわじわ効いてくる
「まあ電話だし、今のままでいいか」と思いがちですが、クラウド電話にすると「なんで早くやらなかったんだろう」と思います。
五月雨がZOOM Phoneを選んだ理由
五月雨では会社設立と同時にZOOM Phoneを導入しました。
もともとバーチャルオフィス構想があったので、物理的な事務所に縛られない電話環境が必要でした。選んだ理由はシンプルです。
- どこからでも会社の番号で発着信できる ── スマホでもPCでも
- 移転しても番号が変わらない ── オフィスの場所に依存しない
- ZOOMのライセンスと一緒に導入できる ── オンライン会議を多用するので一石二鳥
- BYOD（個人端末）でもライセンスだけで管理できる ── 社用携帯を全員分買う必要がない
会社設立と同時の導入だったので「以前と比べてどう変わったか」はありませんが、最初からクラウド電話で始められたのは正解でした。
実際に使ってみて良かったところ
使い始めてから実感した良い点を挙げます。
1. 内線扱いで転送先の状態が見える
社内のメンバーが今通話中なのか、離席中なのか、対応可能なのかがわかります。「転送したけど出ない」がなくなります。
2. ZOOMとの切り替えがスムーズ
電話で話していて「画面共有したほうが早いな」と思ったら、そのままZOOMミーティングに切り替えられます。
3. レコーディング機能
通話を録音できるので、後から内容を確認できます。「あのとき何て言ってたっけ？」がなくなります。
4. リモートサポートができる
相手の端末をリモートコントロールでサポートできるので、管理する側としては心強い機能です。
お弁当屋さんでも活躍
以前ブログでも紹介しましたが、パソコンが使えないお弁当屋さんの受注自動化でも、ZOOM Phoneを活用しました。
朝9時台に200件の注文電話が殺到するのですが、さばききれないのが悩みでした。ZOOM Phoneの留守番電話機能で音声を受けて、文字起こしして紙で出力する仕組みにしました。お客さんは今まで通り電話するだけ。でも「電話がかからなくて諦める」がなくなりました。
導入時の注意点
正直に言うと、最初のころは予想外のバグがありました。
ただ、おおむねZOOMのポータルサイトでの設定変更で解決する問題が多かったです。大きなトラブルにはなりませんでした。
導入前に確認しておくこと:
- 番号ポータビリティ ── 今の電話番号をそのまま使えるか（使えないケースもある）
- FAXの扱い ── ZOOM PhoneはFAXに対応していない。FAXが必要なら別途回線が必要
- インターネット回線の品質 ── クラウド電話はネット回線を使うので、回線が不安定だと通話品質に影響する
向いている会社・向いていない会社
ZOOM Phoneが向いている会社:
- 外出・現場作業が多い（どこでも会社番号で受発信したい）
- オフィス移転の可能性がある
- ZOOMをすでに使っている
- 社用携帯を全員分持たせる予算がない
- リモートワークを取り入れたい
向いていないかもしれない会社:
- FAXを頻繁に使う（別途対応が必要）
- インターネット回線が不安定
- 全員がスマホやPCの操作に慣れていない（ただし、これは慣れの問題）
まとめ：「まず1回線」から試せる
- どこからでも会社番号で発着信できるのが最大のメリット
- 内線・転送・録音・リモートサポートまでカバー
- ZOOMとの連携がスムーズ
- BYODでライセンス管理できるのでコスト効率が良い
- 合わなければ戻せばいい、まず1回線から
五月雨でもZOOM Phoneを使っています。導入の相談や設定のお手伝いもやっていますので、「うちでも使えるかな？」くらいの段階で気軽にご相談ください。
