引き継ぎファイルが見つからない会社の共通点
「前任者のファイル、どこにあるんだろう…」
引き継ぎのとき、こんな経験はありませんか？
「前任の担当者が使っていたファイルがどこにあるか分からない」「フォルダを探し回っても見つからない」
実は、これはあなたの会社だけの問題ではありません。多くの中小企業で起きている、よくある悩みのひとつです。
引き継ぎファイルが見つからない会社の3つの共通点
① ファイル名がわからない
「見積もり最終版（修正）（3）.xlsx」のような名前では、後から探しても何のファイルか判断できません。命名ルールがないと、ファイルの山から目的のものを探し出すのが一苦労です。
② フォルダ構成が人によって違う
Aさんは「取引先名」でフォルダを作り、Bさんは「年月」で整理し、Cさんはデスクトップに全部置いている——そんな状態では、誰かが休んだだけで業務が止まります。
③ 個人PCの中だけにある
共有サーバーやクラウドではなく、個人のPCにしか保存されていない場合、その人が不在になった瞬間に「あのファイル、どこ？」が発生します。
「探す時間」は積み重なるとかなりのコスト
1日10分のファイル探しが1年間続くと、約41時間（10分×250日）が失われます。これは約1週間分の労働時間に相当します。しかも、探している間は他の仕事が止まっています。
解決策：3つの整備ポイント
① ファイル命名ルールを作る
例：「YYYYMMDD_案件名_内容_版数.xlsx」のようにルールを決めるだけで、誰が見ても分かるファイル名になります。
② フォルダ構成を標準化する
会社全体で統一したフォルダ構成を作ると、誰でも同じ場所に保存・検索できるようになります。
③ クラウドで共有する
GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドサービスを使うと、場所を問わずアクセスでき、「あの人のPCにしかない」問題を解消できます。
五月雨の「整えるサービス」で解決できます
五月雨では、PCのファイル整理・フォルダ構成の最適化・クラウド移行サポートをおこなう「整えるサービス」を提供しています。「うちのPC、ぐちゃぐちゃで…」という状態でもご安心ください。現状を把握しながら、一緒に整理していきます。
