Googleフォームで現場日報を自動化した→ スマホから写真つきで送る仕組み
「現場からの日報、毎日LINEで送ってもらってるけど、あとから見返すのが大変で…」「紙で集めた日報、事務所でいちいちデータ入力しているんだよね」——こんな状況、工事業・設備業の会社ではあるあるじゃないでしょうか。今回は、Googleフォームを使って現場日報をスマートにする方法をご紹介します。
紙・LINEの日報にありがちな問題点
集計ができない
紙の日報やLINEのテキストは、そのままでは集計できません。「先月の現場Aの進捗をまとめて確認したい」となったとき、一件一件さかのぼって確認する手間が発生します。
見落としが起きやすい
LINEで報告が来ると、他のメッセージに埋もれてしまうことがあります。複数の職人さんから報告が来る日は特に見落としが起きやすく、確認漏れが心配になりますよね。
ファイル管理が煩雑
写真を一緒に送ってもらっても、LINEのアルバムや個人フォルダに散らばってしまい、後から「あの現場の写真どこだっけ」となりがちです。
Googleフォームで解決できること
Googleフォーム（無料で使えるGoogleのアンケートツール）を使うと、こんなことができます。
- スマホから入力できる：現場の職人さんがスマホでフォームを開き、その場で入力・送信できます
- 写真も添付できる：現場の状況写真をそのまま添付して送れます
- 回答が自動でスプレッドシートに集まる：提出された日報はGoogleスプレッドシート（Excelのようなもの）に自動で蓄積されます。あとから日付・現場名で絞り込んで確認できます
フォームに入れると便利な項目
現場日報として使いやすくするには、以下の項目を入れるのがおすすめです。
- 現場名（プルダウンで選択できると入力ミスが減ります）
- 作業日・報告者名
- 本日の作業内容（テキスト入力）
- 進捗（パーセントや段階選択）
- 翌日の予定作業
- 気になった点・連絡事項
- 写真（ファイルアップロード）
設定のコツ
回答コピーをメールで受け取る設定
フォームの設定で「回答者にメールを送る」をオンにすると、職人さんが送信したタイミングで自動的にメールが届きます。提出確認の手間が減ります。
スプレッドシートへの自動保存
フォームの「回答」タブから「スプレッドシートで表示」を選ぶだけで、回答が自動的にスプレッドシートに保存されるようになります。難しい設定は不要です。
仕組みづくりから一緒に考えます
「実際にどうやって作ればいいかわからない」「うちの会社の状況に合ったフォームを作りたい」という方には、五月雨の業務改善コンサルで一緒に取り組めます。
Googleフォームの設定から、運用ルールの決め方まで、現場に合わせた仕組みを一緒に整えます。「まずどんなことができるか聞いてみたい」でも大丈夫です。
まずはお気軽にお問い合わせください。
