スプレッドシートで工事台帳を管理したい→ 最初に作るべきシート構成
「案件が増えてきて、Excelで管理するのがしんどくなってきた」
「複数人で同じファイルを触りたいけど、Excelだと更新がかち合う」
そんな悩みを感じているなら、Googleスプレッドシートへの移行を考えてみる時期かもしれません。
ExcelよりGoogleスプレッドシートが便利な理由
Googleスプレッドシートの最大のメリットはリアルタイムで複数人が同時編集できることです。
- 現場の担当者が進捗を更新 → 事務所でリアルタイムに確認できる
- ファイルの送り合いが不要 → 常に最新版が1か所にある
- スマートフォンからでも入力・確認できる
- 自動保存なのでバックアップ忘れの心配がない
工事業の台帳管理にはとても相性のいいツールです。
工事台帳に必要な列の構成
まず「台帳シート」に以下の列を用意することをおすすめします。
| 列名 | 内容 |
|——|——|
| 案件番号 | ユニークな番号（例：2026-001） |
| 現場名 | 工事を行う場所の名前 |
| 発注者名 | 依頼元の会社名・担当者名 |
| 工種 | 配管工事・溶接・メンテナンスなど |
| 着工日 | 工事開始予定日 |
| 完工日 | 工事完了予定日・実績日 |
| 請負金額 | 税抜き金額を入力し、税込みは関数で計算 |
| 入金状況 | 未入金・入金済み・一部入金などを選択式に |
| 備考 | 特記事項や引き継ぎメモ |
シートを分ける構成が管理しやすい
台帳を1枚のシートに全部詰め込むと、あとで見づらくなります。以下の3シート構成がおすすめです。
シート1：台帳シート（メイン）
すべての案件を1行1案件で入力します。ここが台帳の本体です。
シート2：月次集計シート
SUMIF関数（特定の条件に合った数値を合計する関数）を使って、月ごとの売上・完工件数を自動集計します。毎月の実績確認がラクになります。
シート3：発注者別シート
発注者ごとの取引履歴をまとめておくと、「あのお客さんとはいつ・何件取引したっけ？」がすぐに確認できます。
入力ルールを最初に決めておくことが大切
スプレッドシートが崩れる一番の原因は、人によって入力の仕方がバラバラになることです。
- 日付の形式は統一する（例：2026/03/16 か 2026-03-16 かどちらか一方に）
- 発注者名は正式名称で統一する（「タイシン」「タイシンパイピング」が混在すると集計がズレる）
- 入金状況はプルダウン（選択式）にして自由入力をさせない
- 案件番号のルールを決めておく（年度-連番など）
入力ルールをまとめた「ルールシート」を1枚追加しておくと、新しい担当者が入ったときにも安心です。
「まず作ってみる」が一番の近道
難しく考えなくても大丈夫です。今紙や別のExcelで管理している情報をそのままスプレッドシートに移すところから始めれば十分です。
五月雨では、工事業ならではの管理課題についても業務改善のご相談をお受けしています。「こういう管理がしたいけど、どう作ればいいかわからない」という段階からでもお気軽にどうぞ。
まずはお気軽にお問い合わせください。
