Excelの請求書を毎月コピーして作っている→ 自動生成に切り替える最初の一歩
毎月末になると、先月の請求書ファイルを開いてコピーして、日付と金額を書き換えて…という作業をしていませんか？
「これ、ずっとやってるけどなんか非効率だよな」と気づきつつ、やめられないでいる方も多いと思います。
実は少しの工夫で、その手作業をかなり減らすことができます。今回はExcelでできる請求書の自動化について、最初の一歩をご紹介します。
毎月コピーの何が問題か
毎月ファイルをコピーして手入力する方法には、いくつかの落とし穴があります。
- 入力ミスが起きやすい：日付・金額・請求先を手打ちするたびにリスクが発生します
- ファイルが増えて管理が大変：「請求書_3月_最終版2.xlsx」のようなファイルが溜まります
- ファイルを間違えて送ってしまうことも：過去の請求書をそのまま送るミスは意外と起きます
こういったことが重なると、請求業務だけで毎月30分〜1時間が取られてしまうことも珍しくありません。
まずはExcel関数で「日付の自動入力」から始める
自動化の最初の一歩は、Excelの関数を使うことです。難しくはありません。
TODAY関数：今日の日付を自動表示
TODAY関数
請求書の発行日セルにこれを入れておくと、ファイルを開いた日の日付が自動で表示されます。
EDATE関数：支払期限を自動計算
EDATE関数（翌月計算）
「翌月末払い」のような場合、発行日から1か月後の日付を自動で計算させることができます。（「EDATE」はEnd Dateの略で、月単位で日付を動かす関数です）
これだけで、毎回手入力していた日付の書き換えがなくなります。
セル参照で金額の入力ミスを減らす
請求金額は、計算式を組んでおくと転記ミスが防げます。
- 単価と数量を別セルに入力し、請求金額セルは =単価×数量 で計算させる
- 消費税は =請求金額×0.1 で自動計算
- 合計金額はSUM関数でまとめる
このように「入力する場所」と「計算する場所」を分けておくと、金額の修正も1か所を直すだけで済みます。
さらに自動化したい場合はGASという選択肢も
Googleスプレッドシートに移行すると、GAS（Google Apps Script）を使って請求書の自動生成・自動メール送信まで仕組み化することもできます。ただしここはやや上級者向けなので、まずはExcelで基本の仕組みを作ることから始めましょう。
「仕組みを作る30分」が毎月の30分を生み出す
最初に関数と計算式を組む時間は30分もあれば十分です。それが毎月の作業時間を大幅に削減してくれます。「業務改善って何から始めればいいかわからない」という方にも、請求書の自動化はとても入りやすいテーマです。
五月雨では、現場の職人さんの仕事だけでなく、事務・管理まわりの業務改善もサポートしています。「どこから手をつければいいかわからない」という方も、まずはお気軽にお問い合わせください。
