社長のPCに全部入ってた——中小企業のデータ管理、あるある話
「見積書ってどこにある？」
「社長のPCに入ってるんですけど、今外出中で…」
こんなやり取り、心当たりはありませんか？
従業員5〜30名くらいの建設・製造業の会社では、データ管理がぜんぶ「社長のPC」に集中しているケースがとても多いです。今日はそのあるあるをご紹介しながら、整理するとどう変わるかをお伝えします。
あるある①：サーバーがなく、社長のPCがすべて
小規模な会社では、社内ネットワークのサーバーを持っていないことがほとんどです。そうなると自然と、「一番詳しい人＝社長」のPCに全部のデータが集まっていきます。
見積書、請求書、工事写真、取引先の連絡先…社長のPCが会社の「本社機能」になっているわけです。
そもそもサーバーってなに？ってみんな今さら聞けないのです
でもたぶん、理解してない人のがほとんどと感じます。
あるある②：経理はお互いスタンドアロン、データの行き来はUSB
「社長のPCで現場管理、奥さんのPCで経理」という分業体制を取っている会社も多いです。でも、2台のPCがネットワークでつながっていないので、データのやり取りはUSBメモリ経由。
「USBに入れておいたから見てね」「あれ、このUSBで合ってたっけ？」——こうした場面が日常的に起きていたりします。
電話をかけて、「○○の書類メールしてー」なんてことも多いのですが
奥さんだって忙しいだろうに…っていつも思ってたりします。
あるある③：ファイル名のルールがない
「見積書_最新.xlsx」「見積書_最新2.xlsx」「見積書_確定版.xlsx」「見積書_確定版（修正）.xlsx」……。
ファイル名のルールが決まっていないと、検索しても目的のファイルにたどり着けません。「あのファイル、どこに保存したっけ？」で時間をとられるのが日常になってしまいます。
ここは、IT業界の人に教えてあげたいのですが、当たり前にファイル名が検索性に響くということに、だれも気付いていません。
ルールは日付_件名_取引先名にしましょう
みたいな型から教えてあげることが
本当の親切なので
ヒアリングとか言わずに現場に行って見て、
何が必須情報なのかとか
職人さんは何の言葉を記憶するのかよくよく観察してほしいと思います。
あるある④：デスクトップがファイルで埋め尽くされている
「とりあえずデスクトップに置いておこう」を繰り返した結果、画面が見えないほどアイコンが並んでいる——こんな光景も珍しくありません。急いで探したいときほど「あのファイルどこだっけ」と焦ってしまいます。
なんならもう保存するところ無くね？って思ったり
使わないショートカットが左の方に2列くらいならんでると
だから国産のＰＣ嫌なんだよね！って思っちゃいます。
外国産のは無駄なアプリやショートカットとかないですからね(iphoneと同じ考え方）
なぜ困るのか
これらの状況が続くと、こんな問題が起きてきます。
- 社長が不在のときに仕事が止まる※時々、データが吹っ飛ぶ
- ファイルの最新版がどれかわからない
- ミスや二重作業が増える
- 担当者が交代したときに引き継ぎができない
日常の作業がなんとなく回っているうちは気づきにくいですが、一度立ち止まって見てみると「かなり非効率だった」ということが多いです。
整理すると、こう変わります
PC・データまわりを整えると、こんな変化が起きます。
- 必要なファイルがすぐ見つかる
- 社長以外のスタッフも仕事を進められるようになる
- 引き継ぎやバックアップができる体制になる
- 「あれどこだっけ？」でバタバタしなくなる
大がかりなシステム導入は必要ありません。ファイルの置き場と名前のルールを決めるだけでも、日常がずいぶん楽になります。
地味な作業はお任せください。
現場で道具がきれいに並んでる状態をＰＣでも実現しますよ！
五月雨のPC・書類整理サポート
株式会社五月雨では、愛知県・東海圏の建設業・製造業を対象に、PC整理・データ管理の見直しをサポートしています。代表の児玉が直接お伺いして、現状を一緒に確認しながら整理していきます。
「うちのPC、ぐちゃぐちゃで恥ずかしいんですが…」という方こそ、ぜひご相談ください。
料金：1工数 25,000円〜
Claudecodeさんやたら金額出すけど、その方がいいんですかねぇ
AIの言うことを素直に聞くわたくし
