設備トラブルが起きたとき、社内でまず何を記録すべきか
記録なんて基本ない。記憶しかない。
設備トラブルの現場に行くと、「前にも同じ故障がありましたか？」と聞くことがあります。返ってくる答えは、たいてい「あー、たしか去年もあったような……」「前の担当が何かやってたと思うんですけど……」です。
記録なんて基本ありません。記憶しかないんです。
だから属人化するわけですが、気持ちはわかります。設備はひとつひとつに関わる情報が多すぎます。型番、設置日、修理履歴、使用部品、業者の連絡先……。これを複数の人が手動でインプットし続けるのは、かなりの労力です。
でも、記録がないと同じ故障が繰り返されます。前回どう対処したかもわからない。業者に説明するにも「なんか壊れました」としか言えない。お互いにとって非効率です。
業者が本当に助かる情報
「こういう情報があると助かる」というのは、実ははっきり決まっています。
修理を頼むとき、事前にわかっていると助かる情報:
- 手配してほしい部品のメーカー・型番 ── これがわかるだけで、部品の手配スピードが全然違います
- 部品は支給か、業者手配か ── 予備在庫があるのか、これから発注なのか
- 前回の修理実績 ── 何人くらいで何日かかった仕事か
- 必要な重機・工具の情報 ── レッカー（ラフタークレーン）が何トンのものを使用したか、チェーンブロックの重さや長さ、スカイマスターなどの高所作業車の高さ
- 危険箇所 ── 事前に教えてもらえると安全対策ができます
特に重機の選定は、記録があると本当に助かります。前回3トンのクレーンで対応したのか10トンが必要だったのか、これがわかるだけで見積もりの精度が上がりますし、当日になって「クレーンのサイズが足りない」という事態を防げます。
最低限記録すべき5項目
「全部記録するのは無理」──わかります。だから、最低限これだけでいいです。
- いつ ── 日付と時間
- どこ ── 設備名と場所
- 何が ── どの部分が
- どうなった ── 症状（漏れ、異音、停止など）
- どう対処した ── 応急処置の内容、業者名、修理内容
フォーマットは何でもいいです。Excelでも、紙のノートでも、スマホのメモでもいい。大事なのは「次に同じことが起きたとき、前回の記録を見つけられる」ことです。
記録は「誰が読むか」を考える
記録を残すとき意識してほしいのは、自分以外の人が読んでもわかるかということです。
「Aポンプ異常→Bさん対応→OK」だけだと、Bさんが辞めたら何もわかりません。「Aポンプのベアリング異音→B社に依頼→ベアリング交換（型番: 6205ZZ）→復旧」くらい書いてあれば、次の人でも対応できます。
これからは生成AIがレバレッジを効かせる
記録の手間が大きすぎるという問題は、今後生成AIが解決していくと考えています。
今は人間が手動でインプットして、手動でアウトプットしています。でも、音声で「今日Aポンプのベアリング交換した、型番は6205ZZ、B社の○○さんが対応」と話すだけで記録が残り、次にトラブルが起きたとき「Aポンプの修理履歴は？」と聞けば一覧が出てくる。そんな未来はもうすぐそこです。
生成AIがインプットとアウトプットを代替することで、人間の能力にレバレッジ（てこの原理）を効かせられるようになります。記録の手間が1/10になれば、「記録なんて無理」が「これならやれる」に変わるはずです。
まとめ：5項目だけでいい
- 記録がないと同じ故障が繰り返される
- 業者が助かるのは「型番・重機サイズ・前回の実績・危険箇所」
- 最低限の5項目だけ記録する（いつ・どこ・何が・どうなった・どう対処した）
- 自分以外の人が読んでもわかるように書く
- 生成AIで記録の手間は今後大幅に減る
記録が残っていると、こちらも原因特定が早くなって修理費を抑えられることがあります。「何を記録すればいいかわからない」という相談からでも大丈夫なので、五月雨まで気軽にご連絡ください。
